El diseño del inventario de archivo en nuestro país en los últimos años es especialmente relevante debido a los cambios, reformas, reestructuraciones y cambios que afectan constantemente al sector económico. La información almacenada en archivos se considera importante y valiosa. Le permite comprender por qué la situación se ha desarrollado de una manera específica, así como comprender cuáles son las perspectivas para el futuro. Los archivos son una fuente inestimable de información, pero solo entonces son realmente útiles cuando se puede navegar. Para esto, se introdujo un sistema para organizar archivos.
Relevancia del problema
Los archivos de nuestro país están destinados a la acumulación de información confiable. La función principal del inventario de archivo es simplificar la búsqueda de la información necesaria en los depósitos de información más grandes. Para esto, se proporciona un sistema de referencia, una base metodológica que se aplica a todas las instituciones de archivo del estado. De hecho, estamos hablando de un aparato científico y de referencia, debido al cual funciona un archivo a nivel nacional. La eficiencia de este dispositivo depende de cuán eficiente y cuidadosamente se formen los directorios, es decir, el inventario.
Las realidades actuales de hacer negocios son tales que un inventario de archivo de casos es una guía de referencia clave para ayudar a navegar entre un mar de información. El inventario es un documento que enumera los archivos almacenados, al mismo tiempo que se utiliza para registrar la documentación. La carga de información se estima como grande, el inventario sirve como base para la compilación de punteros y guías. En muchos sentidos, lo bueno que es el inventario determina cuán fácil y rápidamente se encuentra la información que necesita. Hablan sobre dos funciones principales de dicha documentación: información y contabilidad.
Sobre terminología
El archivo de casos es el directorio principal que estructura el trabajo de una organización de archivo. El inventario es un registro contable, al mismo tiempo que es un objeto científico y de referencia, que brinda la oportunidad de encontrar rápidamente lo que está buscando. Inventario: el paso final del papeleo con la documentación que debe almacenarse en el archivo estatal u organizarse con algún departamento. Para que el archivo esté totalmente equipado, es necesario compilar inventarios para todos los asuntos destinados al almacenamiento permanente o durante más de una década. Es necesario crear directorios que describan qué documentación personal relacionada con el estado ha sido evaluada por expertos y reconocida como valiosa, por lo tanto, también debe almacenarse.
En el trabajo de oficina moderno, hablando de inventarios de archivo y su propósito, notan que la documentación pertenece a la categoría de referencia. Se forma para describir la composición y el contenido de las unidades almacenadas, así como para consolidar el sistema de sistematización y contabilidad adoptado en un fondo en particular. Los objetos que se consideran en el inventario son unidades. Cada inventario es de un nivel. Debe haber suficiente información para que pueda encontrar los datos necesarios en la unidad sin perder mucho tiempo.
Cual y donde
Según las recomendaciones metodológicas, la compilación de inventarios de archivo debe individualizarse para los casos que se pretenden almacenar de forma permanente, durante más de una década, y en relación con la información personal sobre el personal. Por separado, es necesario compilar un inventario de casos propios estrictamente de una entidad jurídica. Por ejemplo, puede ser investigación oficial, documentos judiciales o informes científicos; todo depende de la naturaleza de la institución.Por lo general, el inventario se forma en la misma institución donde se compilaron los documentos a almacenar y se transfirieron con ellos al archivo. Las organizaciones de archivo estatales tienen un aparato científico especializado. Si la descripción recibida no cumple con sus estándares, el inventario se compila nuevamente, teniendo en cuenta los requisitos locales.
La compilación de un inventario de archivo le permite revelar la composición de la documentación, describir su contenido, simplificar la contabilidad del número total de archivos almacenados y ayuda a estabilizar la sistematización interna del mantenimiento de la circulación de la documentación. Cada caso se describe en una tarjeta especial. Se debe indicar el título, a partir del cual queda claro qué tipo de documentos se almacenan en su interior y el contenido de dicha unidad. Un inventario completado correctamente completado describe claramente el contenido de todo el fondo de documentación.
Funcionalidad y compilación: una serie de matices
La compilación de un inventario de archivo le permite determinar cuántas unidades hay en el fondo. A través de esto, se implementa la seguridad de la documentación y el control sobre el ajuste del volumen. Dado que a los casos se les asignan números de serie, puede encontrar rápidamente información útil. Al mismo tiempo, el inventario ayuda a establecer y establecer una disposición racional de la documentación correspondiente a una lógica clara. La clasificación de la documentación dentro del marco del archivo es una agrupación basada en algunos cálculos científicos. En este caso, se tienen en cuenta las características estructurales históricamente aceptadas en una institución en particular, así como los detalles del trabajo del fondo.
La clasificación, que es un elemento integral en el inventario de archivo, implica primero elaborar un sistema para dividir todos los casos en grupos y luego distribuirlo directamente. Después de haber clasificado todas las tarjetas, puede crear un inventario para ellas. A veces se hace un inventario que refleja todos los asuntos de la fundación. Esto generalmente es necesario si la empresa ya no existe. Si parte de la entidad legal deja de existir, entonces se forma un inventario de todos los casos para todos los años de existencia de esta unidad.
Inventarios: ¿para qué sirven?
Existe documentación que explica qué asuntos se compilan los inventarios de archivo a nivel federal, esto es legislación. Además, los actos locales que rigen este tema pueden adoptarse en la empresa. Como regla general, los inventarios se realizan en un año, pero también se pueden elaborar para otro período de tiempo. Así es como clasifican los asuntos que aparecieron en la empresa durante este período. Los inventarios pueden llevar diferentes funciones, ser temáticos, sujetos. Puede dejar un inventario de todos los asuntos de un fondo, puede crear un documento independiente por separado para diferentes partes de este fondo.
De hecho, un inventario de archivo es una lista de archivos almacenados, el resultado final, una hoja de certificación, un directorio. La descripción indica qué unidades están almacenadas en el archivo. Para hacer esto, use números, índices, encabezados, fechas límite, el número de hojas y notas. Normalmente, el inventario se compila en una tabla y cada parámetro enumerado tiene su propia columna. La documentación principal para la persona responsable de la formación del inventario es la nomenclatura adoptada en el trabajo administrativo de la empresa. Antes de comenzar a trabajar en archivos, debe verificar si los títulos de la documentación coinciden con el nombre del caso, qué tan correctamente está formateado, si la documentación es correcta en su interior. Para que el inventario se considere compilado correctamente, todas las unidades de almacenamiento deben estar numeradas, teniendo en cuenta las reglas internas de sistematización. Un sistema unificado de normas se aplica tanto a los asuntos como a los objetos dentro de ellos. Para completar correctamente un artículo descriptivo, debe transferir todos los encabezados con la máxima precisión. Al introducir elementos cuyos encabezados coinciden, debe escribir "Igual". Si los encabezados son diferentes, la información se transfiere por completo.
Reglas básicas
La lista de documentos de archivo puede constar de varias hojas.En cada uno nuevo, todos los encabezados deben estar presentes en una redacción completa, exactamente correspondiente a la documentación original, incluso si la hoja anterior tenía los mismos nombres. En las notas es necesario describir el estado físico de la documentación, así como poner una marca en caso de que el caso se haya retirado. Si un caso contiene documentación por varios años, es necesario ordenarlo, enfocándose en la fecha de inicio del mantenimiento. Al numerar, no se debe exceder el valor "9999". Los números de cinco dígitos no son aplicables para esto. Si es posible, todo debe ser sistematizado y descrito, teniendo en cuenta la cronología. La segunda regla de clasificación es la estructura interna de la empresa.
Cuando se compila un inventario de documentos de archivo, el paso final en su formación es un número único. Para determinarlo, se guían por un registro de inventarios. Si la organización recibe inventarios de la unidad estructural y los usa en su trabajo, para generar una descripción de todo el archivo de la empresa, es necesario que el departamento transfiera todos los documentos por duplicado. El inventario para el año se hace en cuatro copias, para los asuntos del personal se necesitan tres inventarios idénticos. Para los casos destinados al almacenamiento durante más de dos décadas, se debe hacer un inventario por la cantidad de dos copias. Al compilar un inventario de documentación relacionada con el personal, primero debe sumar todos los pedidos, luego listas, tarjetas. Solo entonces se ordenan los archivos personales, luego las facturas y las hojas de nómina. Los siguientes son los libros de trabajo, la parte final son los actos elaborados en el marco de accidentes industriales. Para sistematizar los asuntos personales, recurra al orden alfabético. Es necesario hacer casos en el inventario, enfocándose en el año en que la persona fue despedida.
Estructura y contenido: sutilezas del diseño.
Para la formación de diferentes tipos de inventarios de archivo son responsables de las diferentes estructuras de la empresa. Por lo tanto, durante un año, dicho documento estructural debe estar compuesto por departamentos, y la responsabilidad de la formación de un inventario consolidado recae en el archivo departamental. Dicho documento será la base para el trabajo de especialistas del archivo estatal que reciben documentos de la empresa. Utilizan un inventario resumido para formar su documentación de archivo interna de tal manera que los archivos y documentos personales destinados al almacenamiento permanente se encuentren en diferentes compartimentos del archivo.
Cualquier forma de inventario de archivo comienza con una página de título. El título es seguido por una tabla de contenido, luego un prefacio, después del cual el inventario comienza directamente. Asegúrese de enumerar todas las abreviaturas utilizadas en el documento, descifrarlas, poner punteros y pintar tablas de traducción. Un elemento necesario del inventario es una bibliografía. Luego sigue un glosario de términos y una hoja de certificación cierra el documento. El título debe indicar completamente el nombre del archivo y la compañía que creó los documentos, el nombre del fondo y las placas, los nombres de los inventarios y las fechas.
¿Sobre qué están escribiendo?
La tabla de contenido del inventario de archivo tiene la intención de indicar qué secciones están dentro, en qué páginas comienzan. El prefacio acumula información sobre la empresa que formó el fondo de documentación, sobre el fondo mismo. Aquí escriben una anotación, describen qué tipo de documentación se almacena dentro. El prefacio es también una lista del aparato de referencia.
El texto principal es una descripción. Para cada unidad indique el número de serie, su título y autenticidad. Si antes la compañía usaba números de inventario, deben registrarse en la parte principal del inventario. También menciona qué unidades de contabilidad son, cuántas hojas hay en una unidad en particular, en qué idioma está compuesto y en qué versión se reproduce. En el inventario puede indicar algunas características visuales de la caja almacenada. Si se pretende almacenar documentación particularmente importante y valiosa, la descripción puede dar anotaciones a dichos objetos.
Es necesaria una lista de abreviaturas usadas en el inventario de archivo si se usaron abreviaturas específicas dentro de una empresa en particular en el trabajo. A través de punteros se reflejan conceptos del sujeto. A veces los punteros están asociados con geografía, nombres, fechas. Anotado son permitidos. Si se utilizaron términos especializados en el trabajo, se deben descifrar en el diccionario que acompaña al inventario. La hoja de certificación está destinada a indicar la información total sobre el documento. Dice cuántas hojas están numeradas dentro, cuántas unidades están almacenadas, si la composición cambió durante el almacenamiento. El compilador del inventario debe firmar una hoja de certificación. Si los cambios son necesarios, el autor u otra persona responsable del procedimiento los registra en la hoja de certificación.
Detallado y preciso
Como puede concluir de las muestras de registros de archivo de casos, el objeto terminado debe diseñarse de acuerdo con los estándares del trabajo de oficina. Es necesario formar una mesa de ayuda, gracias a la cual la recuperación de datos se vuelve más rápida y eficiente. A través de dicho dispositivo, puede obtener rápidamente datos adicionales sobre el fondo de documentación. El aparato de referencia que acompaña al inventario debe contener una página de título y el contenido del documento, un prefacio, una lista de abreviaturas y abreviaturas utilizadas, así como índices. En algunos casos, puede haber elementos adicionales: tablas, diccionarios.
El título debe indicar el nombre del archivo en el que se almacena la documentación, cuál es el nombre del fondo, incluida la abreviatura, así como su número. Indique el número de inventario y su nombre. La tabla de contenido debe incluir una lista completa de todas las secciones y el aparato de referencia, incluido el prefacio, la lista de abreviaturas utilizadas y los nombres de las partes. Cada título va acompañado de un número de página asignado al compilar un inventario. Se considera justificadamente que para el personal de investigación una de las partes más importantes es el prólogo, que describe la historia de la institución que formó el fondo. Escriben el entorno histórico, las condiciones en que la empresa estuvo activa, la fecha de su aparición y la estructura jerárquica de subordinación. El prefacio indica cómo se organizó el papeleo, qué tan grande era la institución y qué funciones desempeñó, por qué fue reorganizada o liquidada, y cuándo sucedió.
Acerca de las abreviaturas
Dicha lista se compila teniendo en cuenta el alfabeto. Debe contener todas las abreviaturas utilizadas en la compilación del inventario. El documento debe contener el nombre completo de cada palabra que se ha reducido al menos una vez. Por lo general, las abreviaturas se usan para ahorrar espacio, solo cambian las palabras usadas con frecuencia. Además, la mesa de ayuda descifra todas las abreviaturas. La compilación correcta de este elemento ayuda a hacer un inventario uniforme, cada uno de los cuales es lo más informativo posible y transmite claramente la información necesaria para el lector.
Hay algunas abreviaturas que generalmente se aceptan y se usan activamente en el discurso escrito: símbolos que codifican la longitud y la masa, otras unidades de medida, así como las abreviaturas "t". d. "," t. e. ”y similares. No necesitan ser pintados. No es necesario dar una decodificación a esas abreviaturas que realmente son palabras usadas. Por ejemplo, el "comité sindical" se refiere precisamente a esta categoría de abreviaturas, que se utilizan ampliamente en el discurso coloquial.
Como empezó todo
De la historia de la humanidad se sabe que el inventario de archivo es quizás el tipo de manual de referencia más antiguo introducido para los archivos. El uso de inventarios en el siglo XIII se confirmó oficialmente, en aquellos días se usaban para tener en cuenta documentos importantes y garantizar la seguridad. Gracias a los inventarios, se hizo más fácil buscar documentos, por lo que fue posible recurrir a ellos como fuentes de información valiosa.En el período de 13 a 15 siglos, los inventarios fueron breves, compilados sin una sistematización especial, solo se describieron brevemente libros, manuscritos. De hecho, estas eran listas informales.
En el siglo XVI, el enfoque de inventario se hizo más responsable. Las listas incluían una lista de las diversas opciones de documentación. Hubo inventarios en los que los objetos se agruparon de acuerdo con algún atributo, aunque al mismo tiempo todavía se usaban, en los que la información se registraba sin sistemática. En el siglo XVII, el progreso de la formación de inventarios fue más allá, se comenzaron a crear guías detalladas, que diferían entre sí en formato. Fueron muy útiles, e incluso los investigadores modernos, que utilizan dichos inventarios, obtienen de ellos información importante sobre casos conducidos previamente y luego redactan documentos. En el siglo XVII, los inventarios finalmente consolidan un carácter descriptivo sistemático.