¿Para qué es la descripción del trabajo? Este importante documento limita los deberes funcionales del empleado, asegura su autoridad oficial, establece requisitos obligatorios para el solicitante de un lugar vacante, presenta al ciudadano sus derechos inalienables (en el lugar de trabajo), plena responsabilidad por las acciones / inacción, decisiones. Hoy le presentaremos la descripción del puesto del director administrativo. A saber, con las principales disposiciones de este documento, su estructura y contenido estándar. Comenzamos nuestra historia con un conocimiento general de la publicación.
Sobre la posición
El director administrativo es una unidad de tiempo completo más característica de las grandes corporaciones con un amplio sistema de gestión. ¿Qué hace un especialista? Muy a menudo, este es el subdirector de trabajo administrativo. Sin embargo, los siguientes están a menudo dentro de su alcance:
- oficina
- Departamento de TI;
- secretaría
- archivos, etc.
El alcance del funcionario
La dirección administrativa se ocupa principalmente de cuestiones organizativas. En algunos casos, el alcance de su autoridad y deberes incluye lo siguiente:
- Seguridad en la organización.
- Ética corporativa.
- Cuestiones de disciplina laboral en una empresa o empresa.
Director administrativo: un gerente de nivel suficientemente alto. Los deberes oficiales de este empleado significan que está autorizado a participar en la gestión general del trabajo de sus unidades subordinadas. Y esto significa que sus empleados están directamente subordinados a este funcionario. De esto se deduce directamente que se imponen requisitos de calificación bastante estrictos a los directores administrativos.
Regulación legislativa
Como regla general, al elaborar descripciones de trabajo, los especialistas del servicio de personal de la organización son guiados por el CEN (la Guía de Referencia de Calificación Unificada para Gerentes, Especialistas y Otros Empleados). La ley fue aprobada por orden del Ministerio de Trabajo No. 37 en 1998.
Pero no hay un director administrativo (descripción del trabajo del empleado) en la TSA. De esto se deduce que al preparar un documento para este empleado, el especialista en recursos humanos puede confiar en actos para puestos similares:
- Jefe de la unidad de negocios;
- el jefe de la oficina;
- administrador jefe (senior);
- Jefe del departamento de archivo, etc.
Plan de descripción de trabajo
No hay un patrón estrictamente definido aquí. Sin embargo, la descripción del puesto del Director Adjunto de Trabajo Administrativo debe contener necesariamente las siguientes secciones:
- Disposiciones generales
- Los principales objetivos de la actividad.
- Responsabilidades funcionales de un especialista.
- Los derechos de un funcionario.
- Responsabilidad del empleado.
Con base en este documento, invitamos al lector a familiarizarse con los aspectos de las actividades del jefe de trabajo administrativo.
Disposiciones generales de la descripción del puesto.
Comenzamos a analizar la estructura de esta sección del documento:
- Nombre completo del puesto. En nuestro caso, todo es simple: "director administrativo".
- Descripción del puesto, requisitos de subordinación. En nuestro caso, el especialista está subordinado al CEO. Él, a su vez, puede tener unidades más pequeñas y sus líderes.
- Las condiciones de admisión del solicitante a un lugar vacante, así como las condiciones para su despido, no contradicen la legislación laboral rusa vigente. En nuestro caso, la recepción y el despido se producen por orden del director general de la organización.
- Una indicación del empleado que actuará temporalmente como director de la parte administrativa en ausencia de este último en el lugar de trabajo.
Requisitos de calificación para el solicitante para el puesto
Dado que el trabajo del director administrativo no está directamente indicado en la TSA, es bastante difícil señalar los requisitos de calificación por sí mismos para el oficial de personal. La mayoría de las veces indican que se requiere un empleado con educación superior (en una especialización relacionada con las actividades de la empresa empleadora en el campo de la gestión de personal), así como experiencia en puestos gerenciales.
Conocimiento y orientación necesarios.
Esta sección de la descripción del trabajo indica lo siguiente:
- La lista de conocimientos que debe poseer un funcionario. Este es el Código Laboral de Rusia, el procedimiento de presentación de informes (incluidos los registros de personal), etc.
- La lista de actos normativos por los cuales el director administrativo debe guiarse en sus actividades oficiales. Estas son la legislación rusa, los actos y órdenes locales de la organización empleadora, las regulaciones laborales internas, etc.
Las principales funciones del funcionario.
En esta sección, para el director del departamento administrativo, es importante indicar las tareas principales del especialista en el lugar de trabajo. El valor predeterminado es el siguiente:
- Control sobre las actividades de subdivisiones estructurales de la organización.
- Trabaja con una variedad de documentación económica y administrativa.
- Busque instalaciones de oficina y producción para la empresa.
- Proporcionar a los empleados de la corporación los artículos de papelería, equipos de oficina, muebles, etc. necesarios.
- Selección de personal para vacantes en unidades estructurales subordinadas.
- Tomar decisiones responsables para alentar a los distinguidos empleados subordinados, penalizando a quienes violen la disciplina laboral.
Deberes funcionales de un funcionario: versión No. 1
Al compilar las instrucciones para el director administrativo (jefe adjunto), el oficial de personal debe en esta sección de manera concisa, pero en detalle y describir claramente los deberes de un especialista. Como no hay recomendaciones específicas en el CEN, le ofrecemos varias versiones del contenido de esta sección.
El primero se verá así:
- Mantener horario de vacaciones.
- Registros de tiempo.
- Control de la disciplina laboral en la empresa.
- Comunicación directa a los empleados ordinarios de las instrucciones de la dirección de la empresa.
- Supervisar la ejecución oportuna por parte de los trabajadores departamentales de las órdenes del jefe.
- Establecer contactos con socios, contratistas, agencias gubernamentales. Solicitándoles documentación, participando en debates, resolviendo problemas que no requieren la presencia obligatoria de altos ejecutivos corporativos.
- Organización de eventos corporativos masivos para trabajadores de la empresa.
- Control sobre garantizar la seguridad de la propiedad de la organización empleadora.
- La implementación de medidas que contribuyan a la prevención y eliminación de conflictos oficiales dentro de la empresa.
- Organización de limpieza de oficinas, locales industriales, territorio adyacente.
- Proporcionar a los empleados de la empresa la oficina necesaria, accesorios de producción, maquinaria, equipos, etc.
- Realizar una sesión informativa inicial con los empleados recién contratados: medidas de seguridad, normas de seguridad contra incendios, protección laboral.
- Evaluar la contribución de los trabajadores al desarrollo de la corporación, tomando decisiones responsables sobre la promoción de los empleados.
- Participación en la resolución de problemas de violación de la disciplina laboral, presentación a la alta dirección de propuestas de acción disciplinaria.
Deberes funcionales de un funcionario: versión No. 2
Ahora imagine otra versión de la descripción del trabajo. A saber: la sección que representa los deberes del director administrativo de la empresa:
- Dirección general de las actividades administrativas de la organización.
- Organización e implementación de documentación para la empresa patronal. En otras palabras, organizar el flujo de trabajo.
- Elaboración del presupuesto administrativo. Gestión de residuos, optimización de costes.
- Administración del personal administrativo: la oficina, la secretaría, la AHO (oficina administrativa).
- Participación en la selección de personal directamente para unidades administrativas.
- Monitoreo del cumplimiento de las normas de protección laboral, de incendios, precauciones de seguridad
- Organización de la actividad de las estructuras de comunicación interna: las reglas para la interacción de departamentos, sistemas de información, empleados y unidades estructurales.
- Establecimiento de procesos de negocio y su posterior mejora.
- Apoyo metodológico de la empresa: el desarrollo de estándares de servicio, regulaciones, así como el monitoreo de su implementación.
- Gestión de compras (equipos, suministros, papelería, mobiliario de oficina, etc.).
- Interacción con organizaciones, socios que apoyan las actividades de la empresa empleadora, licitación.
Deberes funcionales de un funcionario: versión No. 3
Y la última versión de los deberes del director administrativo:
- Monitorear la ejecución completa y oportuna por parte de la compañía administradora, el arrendador de los locales de la oficina (si corresponde) de las disposiciones de los acuerdos celebrados con ellos. En particular, para garantizar la vida de la empresa.
- Planificación, orientación y seguimiento de las actividades de los trabajadores de la AHO, así como de las empresas contratantes que trabajan en beneficio de la empresa empleadora (agua, alimentos, limpieza, etc.).
- Asegurar el buen funcionamiento de la organización.
- Organización de reparación, restauración, reestructuración de oficinas, locales industriales (incluso con la participación de contratistas). Coordinación de estas acciones con el propietario, la empresa de gestión, etc.
- Organización de trabajos para nuevos trabajadores.
- Proporcionar a la empresa muebles nuevos, electrodomésticos, equipos, suministros.
- Búsqueda y organización de licitaciones.
- Mantenimiento de contratos con contratistas, proveedores de servicios necesarios.
- Pago de facturas, financiación de proyectos administrativos.
- Flujo de trabajo con contratistas, socios, arrendador.
- Organización del transporte de empleados, entrega de documentación.
- Organización de trabajos.
Derechos de especialista
Se requiere la descripción del puesto para garantizar al especialista el desempeño de sus funciones oficiales. Los derechos estándar de un director administrativo son los siguientes:
- La capacidad de tomar las acciones necesarias para eliminar situaciones de conflicto.
- Emitir (dentro de los límites de la competencia oficial) órdenes vinculantes para los empleados subordinados.
- Presentar propuestas a la alta gerencia para la imposición de sanciones disciplinarias, la contratación de nuevos empleados, la liberación de los trabajadores de las tareas laborales.
- Concluir acuerdos con socios y contratistas para la compra de equipos y materiales necesarios. Realización de operaciones bancarias relevantes.
- Llevar a cabo negociaciones en el marco de su autoridad en nombre de toda la empresa del empleador.
A solicitud del empleador, la lista anterior de derechos de un funcionario puede ampliarse.
Responsabilidad de un funcionario
Esta sección de la descripción del trabajo proporciona información sobre la responsabilidad disciplinaria, penal y administrativa del director de la AXO. Lo siguiente es estándar aquí:
- Responsabilidad disciplinaria por violación de las regulaciones laborales internas, incumplimiento de las órdenes de una alta gerencia, así como los deberes estipulados por la descripción del trabajo.
- Para la comisión de acciones (inacción), cuya responsabilidad se produce en virtud del Código de Infracciones Administrativas, Código Penal de la Federación de Rusia.
- Por causar daños materiales tanto a la empresa empleadora como a sus empleados. La responsabilidad viene bajo el Código Civil de la Federación Rusa.
El director administrativo, como cualquier otro empleado, debe seguir estrictamente los requisitos de la descripción de su trabajo. Antes del comienzo de la realización de las tareas laborales, el empleado debe familiarizarse con el contenido de este documento y asegurarle su firma. La descripción del trabajo presentada anteriormente refleja en términos generales todos los aspectos de las actividades del subdirector de ACh en una gran empresa, en una empresa.