يوجد على أراضي روسيا نظام معقد إلى حد ما من المعايير ، والذي يتضمن أفعال من المستوى الوطني إلى المستوى المحلي المعتمد في مؤسسة معينة. هناك حاجة إلى كومة من "قطع الورق" بحيث يتم إحضار كل شيء داخل شركة فردية وعلى مستوى الولاية إلى شكل واحد - وهذا يلغي سوء التفاهم والتفسيرات المختلفة. معيار المؤسسة هو مجموعة قواعد إلزامية لأي شركة تحترم نفسها.
ما هي المعايير في روسيا الحديثة
الوثائق التالية مميزة:
- جنسيتها.
- الدولية ، مسجلة خصيصا.
- القواعد والتوصيات والمعايير التي تنظم التقييس في البلاد ؛
- التصنيفات ، مصنفات البيانات ؛
- معايير المؤسسة
- أقواس.
- الإقليمية.
- الوطنية الأولية.
القانون الاتحادي: ماذا عن المعايير؟
يعتبر تطوير معيار المؤسسة في الجزء الأول من المادة 11 من القانون الاتحادي رقم 184 ، المعتمد في 27 ديسمبر 2002. ينص هذا القانون القانوني على أن التطوير والموافقة - المهام التي تحلها الكيانات القانونية من تلقاء نفسها. بشكل أولي ، يقوم المتخصصون بتحليل الحاجة إلى تنفيذ المعايير في المؤسسة ، وإذا أظهرت نتائجها المبرر لمثل هذا الإجراء ، يتم إطلاق آلية الإعداد والموافقة.
وفقًا للقانون الاتحادي ، قد تكون الأهداف:
- تحسين العملية ؛
- نشر المعرفة ؛
- تطوير التطبيق.
كما يمنح القانون الكيانات القانونية الحق في تحديد الترتيب الذي يتم فيه اعتماد نظام معايير المؤسسة وتغييره وإلغاءه بشكل مستقل.
مشاريع في دائرة الضوء
أثناء تطوير معيار المؤسسة على مستوى المشروع ، يحق للمطور اقتراح هذا المستند لتنظر فيه اللجنة الفنية. خبرائها إجراء فحص واستخلاص استنتاجات بشأن القبول. يتم استخدام النتائج لإعداد رأي رسمي ، والذي يتم تسجيله وفقًا لقواعد سير العمل ، ويتم إرساله إلى المطور.
في حالة وجود نتيجة ناجحة ، يمكن أن تصبح معايير المؤسسة الأساس لتشكيل وثيقة على المستوى الوطني. المشروع قيد الإعداد هنا أولاً ، والذي يمر بعد ذلك بعملية الموافقة. تخضع طريقة اعتماد المعيار الوطني للفقرة الثانية من المادة 16 من القانون الاتحادي رقم 184.
المعايير: ما هذا؟
معايير المنظمات والمؤسسات هي قائمة معتمدة رسميًا لمتطلبات عملية العمل ونتائجها. تم تطويرها من قبل موظفي المؤسسة. المستند صالح فقط في المؤسسة التي تم اعتمادها فيها. استثناء: إذا عملت شركتان في تعاون وثيق ، فيمكنهما إبرام اتفاق حول التوزيع المتبادل للوثائق. كقاعدة عامة ، يتم إصلاح هذا عادةً بواسطة مستند موقّع من قبل رؤساء الشركات.
يجب أن تكون معايير الدولة للمؤسسات والمعتمدة من قبل كيان قانوني معين متسقة مع بعضها البعض. عند التطوير ، يجب عليك مراعاة:
- الضيوف.
- اللوائح الفنية ؛
- معايير صالحة دوليا.
إذا لزم الأمر ، يجوز للشركة إلغاء وثيقة دخلت حيز التنفيذ سابقا. تقع مسؤولية جودة المنتج المُصنَّع ، سواء بالمعايير الحالية أو بدونها ، على عاتق الشركة تمامًا. لا تملك المستندات فترة صلاحية محدودة ، يتم اتخاذ قرار محدد من قبل الشركة التي تنفذها في المنزل. يحق لها في أي وقت تعليق عملها أو فرض قيود.
ميزات التنمية
تبدأ معايير إدارة المؤسسة برأي موظف معين حول كيفية ظهوره. علاوة على ذلك ، ينضم إلى العملية زملاء آخرين من البادئ ، وأخيراً أعضاء الإدارة ، الذين وافقوا أخيرًا على القوانين المعيارية. الهدف الرئيسي من هذا المعيار هو الجمع بين أفكار جميع الموظفين حول ماهية المنتج النهائي (الخدمة) ، وما هي الخصائص التي يجب أن تكون لديه وكيفية تحقيقها. إذا كان من المخطط إنتاج سلع استهلاكية ، فمن المنطقي طلب المساعدة من الشركات الأخرى لتوسيع قاعدة المعلومات وإعطاء إجابة دقيقة على السؤال "ماذا يتوقع المستهلك؟".
يلفت المعيار الانتباه إلى المكونات التالية لعملية الإنتاج:
- تقنيات.
- مواد خام
- الأدوات؛
- خدمات منزلية
- مكونات الأصناف المصنعة ؛
- العمليات الداخلية.
الأخير يشمل:
- الإدارة؛
- الإدارة؛
- التقنية.
ينظر بالتفصيل في مستوى المؤسسة GOST R 1.5.
تصنيف المعايير
يرجى ملاحظة: في المستند يمكنك ذكر أي جانب من جوانب عملية الإنتاج وفقًا لتقديرك ، لا توجد قيود. سمح هذا التنوع بإدخال التصنيف في الأنواع ، والتي بدورها تنقسم إلى فئات. تخصيص المعايير:
- الشروط الفنية التي تحكم إنتاج واستخدام المنتج ؛
- الأبعاد ، المعلمات.
- أنواع.
- ميزات التصميم ؛
- العلامات التجارية ، تكوين المنتجات التي تصنع منها البضائع ؛
- التخزين ، النقل ، وضع العلامات ؛
- القبول.
- الاختبار؛
- السيطرة على معدات القياس.
- استخدام ، إصلاح ؛
- التقنيات النموذجية.
يتحكم معيار الدولة في الاتحاد الروسي فيما إذا كان يتم تنفيذ المعيار الدولي للمؤسسة المعتمد داخليًا.
قياسي: من الداخل
لنفترض أنك تحمل كتيبًا بعنوان "متطلبات ، معايير المؤسسة". ما يمكن توقعه في الداخل؟
وكقاعدة عامة ، فإن محتوى هذا المنشور هو قائمة بالمتطلبات. تتمثل المهمة الرئيسية لكل شرط من الشروط الموضحة فيه في تحسين جودة البضائع (الخدمات) التي تنتجها الشركة. بفضل المعايير ، يصبح اتباع خوارزميات التصنيع أسهل.
عادةً ما تكون معايير المؤسسات والشركات تفكر في دورة الحياة الكاملة للمنتج ، وتصف متطلبات كل مرحلة من المراحل. في حالة استخدام مواد وأدوات مختلفة في عملية الإنتاج ، تصف الوثائق عالية الجودة متطلبات التسمية لجميع المواضع دون استثناء.
أين يمكنني تلبية المعايير؟
ما هي المؤسسة التي تستخدم أوراق سير العمل الرسمية هذه؟ عروض الممارسة - في كل مكان تقريبا. يبسط ويحسن بشكل كبير عمل إدخال هذه الوثائق في:
- SRO؛
- الجمعيات.
- المجتمعات العلمية
- المنظمات العامة
- الشركات التجارية.
باختصار ، من المستحيل تطوير معيار مؤسسة واحد. سيكون لكل شركة نموذجها الخاص ، نظرًا لأن تفاصيل الشركات كبيرة جدًا. يوصي الخبراء في كل شركة بإنشاء مستند بمفردهم ، مع الأخذ في الاعتبار GOST الحالي.
مناسبة خاصة
كما ذكرنا أعلاه ، لا يتعين تنفيذ الوثائق في المؤسسة - لا توجد متطلبات صارمة لذلك. ولكن هناك حالة واحدة تتطلب عناية خاصة من جميع موظفي الشركة ، من العمال العاديين إلى كبار المديرين. هذا هو معيار أمن المؤسسة. على الرغم من أن تنفيذه ليس إلزاميًا أيضًا ، يتفق الخبراء على أن تطوير هذه الوثيقة أمر مرغوب فيه ويزيد ليس فقط من كفاءة الشركة ، ولكن الأهم من ذلك مستوى الأمان.
الأمن مختلف:
- العمل؛
- المعلومات؛
- الصناعية.
- الاقتصادية.
لكل فئة ، من الضروري تطوير مستند فريد يعكس ميزاته بالكامل.سيتيح لك تنفيذ هذه الأفعال والامتثال لها العمل بكفاءة دون خوف من تسرب الأسرار التجارية والإنتاجية والإصابات الصناعية والكوارث التكنولوجية والأزمات وغيرها من المواقف الصعبة.
هل تنظم القوانين المعايير؟
اللوائح الفنية في بلدنا مكرسة في القانون الاتحادي. تنص على أن الشركة لها الحق في تطوير المستندات الفنية والتنظيمية الخاصة بها ، والتي ستحل محل:
- SanPiN.
- القصاصة.
- GOST.
هذا ليس معيارًا للمؤسسة فحسب ، ولكن أيضًا اللوائح الفنية.
تقع مهمة إنشاء الفعل المعياري على عاتق بعض الموظفين (القسم) ، وستكون نتيجة عمله ملكًا للشركة. هذا يعني أن استخدام مثل هذا المنتج من العمل الفكري لشركات أخرى أمر غير مقبول.
يسمح القانون الاتحادي رقم 184 للشركات العاملة في أراضي روسيا ، حسب تقديرها ، بتحديد الإجراء اللازم لإنشاء المستندات. إذا كان عند إبرام العقد ، عقد وضع إشارة إلى المستند ، فيجب أن يؤخذ المعيار في الاعتبار ليس فقط داخل الشركة ، ولكن أيضًا في عناصر النشاط الاقتصادي الأخرى.
ترتيب التنمية
باختصار ، يمكن وصف عملية إنشاء معيار في الخطوات التالية:
- التسجيل؛
- التنسيق؛
- موافقة عليها.
كل هذا يبدأ بإعداد خطة تعكس كيفية تطوير الوثائق الجديدة والمعتمدة مسبقًا داخل المنظمة. يشارك الأشخاص التالية أسماؤهم في عملية العمل:
- المؤلف
- الزملاء.
- رؤساء الأقسام
- رئيس الشركة.
مراحل التنمية:
- تشكيل المشروع
- تسجيل المعيار ؛
- التنسيق مع القائمة الكاملة لأصحاب المصلحة ، بما في ذلك البريد الأولي وتلقي الملاحظات وتحديث المستند والبريد العادي (تتكرر الدورة حتى يتم تحقيق نتيجة عالية الجودة) ؛
- الحصول على تأشيرات للمشروع النهائي مع ورقة الموافقة ؛
- موافقة رئيس المؤسسة.
المشروع: مراحل التطوير
يتم إعداد معيار المؤسسة لأول مرة في شكل مشروع. يتم تحديد العملية التي سيتم توحيدها ، ويصف المؤلف خطوة بخطوة كيفية تنفيذها في الشركة في الوقت الحالي. بعد ذلك ، يتم نقل المستند إلى مساعد المدير ، حيث يتم تسجيله في نظام إدارة المستندات الداخلي. يتلقى المستند تشفيرًا فريدًا ، وبعد الموافقة عليه سيتم تضمينه في قائمة المستندات الصحيحة. المدير المساعد سيكون مسؤولاً عن عملية التسجيل القياسية.
للتسجيل الصحيح ، يتلقى معيار المؤسسة تسمية فريدة. يعكس:
- الفهرس ("STO") ؛
- مؤشر الشركة
- الرقم التسلسلي المستلم أثناء التسجيل ؛
- الرقم التسلسلي للنسخة الحالية ؛
- سنة الموافقة بتنسيق من 4 أرقام.
بالنسبة للمعايير ، تقدم الشركة ترقيمًا منفصلًا ، ويحصل كل التالي على الرقم التالي بعد الرقم السابق ، دون حذف. لتبسيط عنصر التحكم ، يتم تقديم سجل. إذا تم إلغاء معيار ما في المستقبل ، فسيتم الاحتفاظ بالرقم ؛ وتخصيصه لوثيقة أخرى أمر غير مقبول.
موافقة المشروع
يتكون مؤلف المعيار أو الشخص المكلف بإجراء تغييرات على المستند الموجود بالفعل من قائمة الأشخاص الذين يوافقون على المستند. بما أن الطبعة الأولى جاهزة ، يتم إرسال نسخة إلى كل المرسل إليه للدراسة. في الشركات الحديثة ، يستخدمون معدات الكمبيوتر لهذا - لخيارات "المسودة" ، النسخة المطبوعة ليست ضرورية. إذا كانت المنظمة تشغل منصب "مدير الشؤون القانونية" ، فهو أهم شخص في قائمة المنسقين.
عندما تتلقى الوثائق رقمًا فريدًا ، يمكن إرسال المشروع إلى رؤساء الأقسام. لكل منهم الحق في إعداد المقترحات والتعليقات في الوقت المناسب (حتى ثلاثة أيام عمل) المرسلة إلى مؤلف المعيار.إذا لم تستجب الإدارة في الوقت المحدد ، يقوم المختص المسؤول عن المعايير بالاتصال برئيس القسم وإبلاغ المشرف المباشر أو رئيس القسم الذي بدأ إنشاء المستند.
علاوة على ذلك ، يحلل المؤلف التصويبات المستلمة ويقوم بإجراء التغييرات. إذا اعتقد أحد المتخصصين أن المقترحات غير صحيحة ، فإنها تتحول إلى رتبة أعلى (مدير الشؤون القانونية) ، الذي يقرر إجراء التغييرات أم لا. عند اكتمال التغييرات ، يتم إرسال الإصدار الجديد مرة أخرى للاتفاق على قائمة العناوين السابقة. يتلقى المؤلف الموافقة المبدئية إلكترونياً ، وبعد ذلك يعد مشروع أمر بشأن إعداد قانون جديد للتنفيذ ويوافق على المشروع في شكل ورقي. عندما تعبر الأطراف المهتمة رسميًا عن موافقتها ، يمكنك إرسال معيار جديد للتوقيع إلى رئيس الشركة.
المتطلبات القياسية
من أجل إنشاء وقبول الوثائق في المؤسسة بشكل صحيح ، يجب عليك أولاً الموافقة على "منهجية معايير البناء". وثيقة تنظيمية أخرى من شأنها تبسيط تشكيل وموافقة الأفعال المطلوبة هي "قواعد تصميم المعايير". من خلال تسجيلها مرة واحدة والتأكيد عليها مع رئيس الشركة ، تسرع الشركة في تشكيل المعايير الفردية وتقلل من الحاجة إلى التصحيحات وخطر التعارضات عندما يكون لدى أحد الموظفين رؤية للأعمال الورقية والآخر لديه رؤية مختلفة ، والتي يمكن أن تثير موجة من المذكرات وتمديد الوقت .
يتضمن سير العمل الصحيح توحيد تسجيل المشاريع المطورة والمستندات المعتمدة. لهذا ، من المناسب الاحتفاظ بمجلة خاصة. يمكن شراء النماذج الجاهزة في محلات القرطاسية ، أو يمكنك إعدادها يدويًا في دفتر ملاحظات منتظم. إذا كانت الشركة تتميز بوجود وفرة من المعايير ، فيمكن إدخال دفتر يومية إضافي لحساب تلك المستندات التي يتم فحصها.
الفروق المهمة
المدة القياسية للموافقة على مسودة الوثيقة هي ثلاثة أيام عمل.
المدة القياسية لاعتماد التعديلات على المعيار هي ثلاثة أيام عمل.
من أجل أن يؤخذ المعيار في الاعتبار في عمل الشركة ، يجب تفعيله من خلال إصدار أمر داخلي وتعريف جميع الأطراف المهتمة به.
يقوم مؤلف المعيار بإعداد مسودة أمر بشأن الأنشطة المتعلقة بإدخال المعيار.
المعايير: قواعد التخزين
إذا أنشأت الشركة الأعمال الورقية على الورق ، فبأمر من الشركة ، يجب تعيين شخص مسؤول عن تخزين المعايير. وهو مكلف بتوفير:
- شروط تخزين الأوراق المالية على المدى الطويل دون التسبب في ضرر لها ؛
- توفر الوثائق في الأماكن المخصصة لتخزينها.
شروط التخزين تشمل:
- الأماكن التي يستطيع عدد محدود من الأشخاص الوصول إليها ؛
- الظروف الجوية الكافية (الرطوبة تصل إلى 80 ٪ ، ودرجة الحرارة 15-25 درجة مئوية ، لا توجد عوامل ضارة).
تتضمن معايير التخزين واجبات الأشخاص التالية أسماؤهم:
- مؤلف المستند
- رئيس القسم
- الشخص المعين كمسؤول
ترتيب التخزين:
- يتم نقل المستند الأصلي المعتمد إلى المدير المسؤول عن المسائل القانونية ؛
- يقوم الموظف المعين من قبل الشخص المسؤول عن تخزين المستندات بملاحظة "نسخة التحكم" على صفحة العنوان ؛
- يتم حفظ الأصل في الأرشيف ، مدرج في السجل ؛
- يقوم رؤساء الأقسام الذين يتلقون نسخًا من الوثائق بأيديهم بحفظها في مجلدات مخزنة في وحداتهم.
وإذا كنت بحاجة إلى إزالة؟
يتم سحب المعيار المنتهي على أساس أمر خاص صادر عن المؤسسة. للقيام بذلك ، يقومون بعقد اجتماع وتسجيله وتشكيل مسودة أمر. يجب أن يحضر الاجتماع رؤساء جميع الإدارات التي تم فيها تطبيق المعيار. تم تعيين مؤلف المعيار المسؤول عن تنظيم الحدث.يقوم أيضًا بإعداد مسودة الطلب والموافقة عليها مع المسؤولين المهتمين ، ثم يقوم بتمريرها جنبًا إلى جنب مع ورقة الموافقة إلى الشخص الأول للشركة للتوقيع. يتم إدخال جميع التغييرات المتعلقة بالمعيار في السجل.