من الصعب تخيل عمل بدون اجتماعات أو اجتماعات إدارة أخرى مع الموظفين. خلال مثل هذه الاجتماعات ، يتم الاتصال في الفريق ، ويتم توصيل المعلومات المهمة وتقديم الاقتراحات. الاجتماعات ليست دائما مثيرة للاهتمام أو مهمة ، والأهم من ذلك أن ينظر إليها بشكل إيجابي من قبل جميع الموظفين. لكي لا نضيع الوقت في تجمع فارغ للموظفين ، يجب أن تعرف أسرار الاجتماعات التجارية الناجحة.
جدول أعمال واضح
اجتماع العمل ليس اجتماعًا سريًا ، لكنه حدث مخطط له ، يجب الاتفاق عليه مسبقًا مع جميع المشاركين. القائد أو الشخص الذي يجمع أعضاء الاجتماع مسؤول عن جدول الأعمال. ويشمل البيانات التالية:
- تاريخ ووقت الاجتماع.
- موضوع المحادثة.
- قائمة المتكلمين. إذا دعا القائد أو المنظم شخصًا ما لإلقاء خطاب ، فيجب تحذير المتحدث مسبقًا. سيؤدي ذلك إلى تخفيف الإحراج والإحراج ويسمح للمتحدث بالتحضير بشكل أفضل حتى لا يضيع وقت المستمعين الآخرين على المعلومات غير الضرورية أو يحاول تذكر البيانات الضرورية.
نصيحة: يجب على كل من يتحدث باستثناء المنظم أن يعرف وقته تقريبًا. هذا سوف يسمح لهم بعدم مغادرة الاجتماع في الوقت الخطأ وعدم الانقباض تحسبا. سيكون الانطباع العام للاجتماع ، الذي يعرف فيه الجميع مكانهم ، إيجابيًا لمعظم المشاركين.
لا المستمعين اضافية
إذا لم تكن هناك رغبة في رؤية وجوه الجمهور المتثابتة بالملل ، فلا ينبغي عليك دعوة من لا يحتاجون إلى حضور الاجتماع. بالطبع ، قد يتبين أن الاجتماع لا يهم سوى 5 أشخاص فقط من أصل 100. ولكن في هذه الحالة ، لا يزال من غير الضروري دعوة 50 شخصًا كإضافات ، الأمر الذي سيؤدي فقط إلى إزعاج المتحدثين ويتمنى أن ينتهي كل هذا قريبًا.
نصيحة: يمكنك دائمًا دعوة "رؤساء محترقين". هؤلاء هم الذين يهتمون بالمشروع ، والفكرة ولا يكرهون المشاركة في الاجتماع أو إظهار النشاط بأي طريقة أخرى. سوف يخبر هؤلاء الموظفون بسعادة الفريق بأكمله بما تمت مناقشته في الاجتماع وكيف ذهب الاجتماع.
فرصة للتحدث
قاعدة التجميع الجيد هذه تتبع القاعدة السابقة. أولئك الذين يهتمون حقًا بالاجتماع لن يمانعوا في التعبير عن آرائهم حول القضية أو تقديم عرض.
لكن المناقشة الجماعية ، إذا كان الاجتماع بها أكثر من 15 شخصًا ، يمكن أن تستمر لمدة 1.5 ساعة أو أكثر. من أجل عدم الإساءة إلى أي شخص ، يجب إعطاء الكلمة لقادة المجموعات أو مطالبة الجميع بتجميع المصالح من أجل السماح لعدة متحدثين بالإعلان عن آرائهم.
تقييد المونولوج
لا ينبغي لمنظمي الاجتماعات وقادة الفريق أن يجعلوا الحاضرين يشعرون بالملل ، بينما يقضون ساعات للتعبير عن أفكارهم وآمالهم وتفضيلاتهم. يجب أن يكون الوقت لكل مشارك محدودًا.
إذا كان من الضروري تحديد أيهما أفضل: لجعل العرض التقديمي قصيرًا أو طويلًا ، يجب عليك اختيار الخيار الأول. إذا كنت ترغب في الاستماع إلى التفاصيل ، فسيقوم الطلاب أنفسهم بطرح أسئلة أو طلب معلومات أخرى.
ولكن ليس هناك ما هو أسوأ عندما يطرح السؤال في نظر الحاضرين: "متى سينتهي كل هذا؟" وفي الوقت نفسه ، فإن منظم الاجتماع ، كما لو أنه لم يحدث أي شيء ، يروي رأيه حول المشروع الجديد ، دون الانتباه إلى تنهدات العمال المتعبة.
مهام واضحة
إذا كان الاجتماع ليس إعلاميًا بطبيعته ، فيجب أن يتلقى المشاركون توصيات أو مهام واضحة بعد انتهائه.إذا كنت ترغب في المشاركة في مشروع جديد ، فيجب إعطاء الجميع اسم الفكرة والمتطلبات والمهمة والمواعيد النهائية لتنفيذه.
المديرين الذين يطلبون من الموظفين الوفاء بالمتطلبات ، ولكن لا تحدد مواعيد نهائية محددة ، ببساطة يضيعون الوقت. وبدون قيود صارمة ، يفعل الكثيرون كل شيء في اللحظة الأخيرة ، وليس فقط العمال غير المسؤولين هم المسؤولون.
مراقبة التنفيذ
بعد تلقي المهام بعد الاجتماع ، لا يبدأ جميع الموظفين بضمير حيال الوفاء بها. لكن إذا نسي القائد من قام بتحديد المهام ، فقد أهدر الاجتماع.
يعد الرصد المنتظم لتنفيذ المهام التي يتم تلقيها أثناء الاجتماع مكونًا مهمًا في العملية التداولية. يجب أن تكون المتابعة هي التي أعطت التعليمات. خلاف ذلك ، ستكون المتطلبات اختيارية ، مما يؤدي في النهاية إلى إلغاء فوائد اجتماعات العمل في الأعمال.
لا الانحرافات
أثناء التحدث أمام الجمهور ، يجب عدم تشتيت انتباه المتكلم عن طريق الأصوات أو الأشياء أو الأنشطة الخارجية. لا يجوز النظر إلى أي مكان باستثناء النص أو شاشة شاشة العرض أو أولئك الذين يستمعون إلى كلامه.
يُنصح بوضع الهاتف المحمول في وضع السكون أو إيقافه. ينطبق هذا أيضًا على من يستمعون إلى الخطاب: المكالمات والرسائل النصية القصيرة والاتصالات على الشبكات الاجتماعية أثناء خطاب شخص آخر هي علامة على أن الاجتماع ممل ولا يحمل معلومات مفيدة. عندما يكون الاجتماع فعالًا ، لا يقضي أحد وقتًا على الأدوات أو طرق أخرى للحصول على المتعة.
المواعيد النهائية القصيرة
لا ينصح بعقد اجتماعات يوميًا ، حيث قد تكون هذه الاجتماعات مملة لمعظم الموظفين. ولكن إذا كانت الحاجة إلى التجمع تمليها خصوصية العمل ، فأنت بحاجة إلى إيلاء اهتمام خاص لوقت الاجتماع.
سيكون الاجتماع مثمرًا إذا لم يطول. بحد أقصى 20 دقيقة يوميًا يكفي لنقل معلومات مهمة وإدارة لتعيين المسؤولين عن المهام اليومية.
تحليل الوظيفة
يُنصح قادة أو منظمو الاجتماعات بتسجيل العملية أو الحفاظ على تقويم خاص ، ومذكرات الاجتماع. تجدر الإشارة إلى المدة التي استغرقها الاجتماع والنقاط الرئيسية والمهام والاقتراحات.
هذا سيسمح لك بعدم تكرار ، وعقد الاجتماع المقبل منتجة والقضاء على الحاجة إلى تذكر المهام التي تتطلب مراقبة.