يضطر أصحاب الأعمال الصغيرة والمتوسطة إلى العمل لفترة طويلة من الزمن. بعض رجال الأعمال حتى العمل في عطلة نهاية الأسبوع. لتقليل أعباء العمل في حالات الطوارئ ، يُنصح باستخدام الأتمتة لمختلف العمليات والإجراءات الروتينية. ولكن هناك بعض العمليات التي يتم تنفيذها بشكل أفضل بشكل مستقل ، حتى لا تواجه خسائر.
ميزات ومزايا الأتمتة
غالبًا ما تحتاج الشركات الصغيرة إلى ذلك ، حيث يتعين على رواد الأعمال والموظفين القيام بأعمال روتينية وغير مجدية تمامًا. تتضمن الإيجابيات حقيقة أنه ليس عليك قضاء الكثير من الوقت والجهد على الإجراءات البسيطة والروتينية التي يمكن تنفيذها تلقائيًا.
يمكن استخدام الوقت المتاح لإقامة اتصالات مع المقاولين أو التواصل مع الأقارب أو القيام بمهام مهمة أخرى لا يمكن تشغيلها تلقائيًا. لذلك ، يمكننا التمييز بين العديد من العمليات التجارية التي يجب أن تكون آلية.
1. الردود على رسائل البريد الإلكتروني
كل شركة لديها بريد إلكتروني ، وغالبا ما تتلقى الكثير من الرسائل المختلفة من الشركاء أو العملاء أو العملاء من القطاع الخاص فقط. حوالي 25 ٪ من الوقت الذي يقضيه صاحب العمل في فحص البريد الإلكتروني وكتابة الردود.
في الوقت نفسه ، من الممكن تسريع هذه العملية ، والتي تستخدم القوالب. هذه ليست أتمتة كاملة ، ولكن يمكنك تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في كتابة النصوص.
2. ملء الفواتير
المحاسبة عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. عادةً ما يشترك فيه محاسب ذو خبرة ، لكن غالبًا ما يكون لدى رواد الأعمال ببساطة الإمكانات المالية لتوظيف متخصص. لذلك ، يتعين عليهم إعداد العديد من المستندات بشكل مستقل ، والتي تتضمن نفس نوع الفاتورة.
بالنسبة لتجميعها ، من المستحسن استخدام برامج الكمبيوتر الخاصة ، والتي تسمح لك بتغيير المعلومات الأساسية فقط ، وترك المعلومات الأخرى دون تغيير.
3. الرواتب
تعد عملية التجميع الخاصة بهم مهمة شاقة ، ويجب إجراؤها شهريًا ، حيث يتم منح راتب شهريًا لموظفي الشركة. من الصعب أتمتة إعداد كشوف المرتبات إذا ظل العديد من الموظفين في الشركة يتلقون رواتبهم نقدًا.
لذلك ، يُنصح بتحويل جميع الموظفين لتلقي الرواتب في شكل غير نقدي. لهذا ، يتم اختيار البنوك التي توفر الظروف المثلى لفتح بطاقات الإيداع والرواتب. في ظل هذه الظروف ، في الوضع التلقائي ، سيتم تحويل الأموال إلى حسابات الموظفين ، لذلك ليس عليك التعامل مع بيانات التجميع.
4. إدارة المهام
يقضي حوالي 70 ٪ من وقت رجل الأعمال في إدارة المهام المختلفة داخل عمله. لتوفير الوقت والجهد ، يُنصح باستخدام برامج متخصصة. مع ذلك ، يمكنك تنسيق الإجراءات بين المهام المختلفة ، والتخلص من الإجراءات المتكررة ، وكذلك ضبط قائمة المهام الرقمية باستمرار.
تذكر هذه البرامج ببعض الإجراءات التي يجب أن يقوم بها رجل أعمال في فترة زمنية محددة. لذلك ، لا داعي للقلق بشأن حقيقة أن صاحب الشركة لأسباب مختلفة سوف ينسى بعض المهام.
5. التقارير والإعلانات
يدفع كل رجل أعمال ضرائب على أساس نظام ضريبي تم تحديده مسبقًا. لتقديم تقرير إلى دائرة الضرائب الفيدرالية ، من الضروري إعداد وتقديم الإقرارات الضريبية أو المستندات الأخرى في الوقت المناسب. للقيام بذلك ، تحتاج إلى أن تكون على دراية جيدة في المحاسبة.
حتى هذه العملية يمكن أن يكون آليا. توفر الخدمة الضريبية لرجل الأعمال الفرصة لتنزيل برامج خاصة من الموقع الرسمي للخدمة الضريبية الفيدرالية. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بنتائج نشاط الشركة فقط في هذه البرامج ، وبعد ذلك يتم إجراء الحسابات تلقائيًا. بسبب هذا البرنامج ، يمكنك تقليل مقدار الوقت والجهد الذي يتعين عليك إنفاقه على تجميع الوثائق الرسمية بشكل كبير.
ما المهام لا يمكن أن يكون آليا؟
على الرغم من أن الأتمتة لها العديد من المزايا ، إلا أنه لا يزال هناك بعض الإجراءات التي يجب أن يقوم بتنفيذها شخصيًا صاحب المشروع. خلاف ذلك ، قد لا يأخذ رجل الأعمال في الاعتبار العديد من النقاط المهمة ، والتي سوف تؤدي إلى خسائر الشركة.
1. مشاكل العملاء
يمكن أن يحدث استياء العملاء والعملاء في أي وقت لأسباب مختلفة. من المستحيل ببساطة التعامل مع مثل هذه الصعوبات في الوضع التلقائي ، لذلك يجب على رجل الأعمال المشاركة في هذه العملية. يجب عليه حل المشكلة حتى لا يترك العميل غير الراضٍ شكوى على الإنترنت.
عند حل هذه المشكلات ، من المهم التركيز على التواصل الشخصي. لا تستخدم رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الهاتفية ، لذلك يُنصح بتحديد موعد وتغيير عقل العميل.
2. التكيف مع العملاء
العملاء الجدد الذين ليسوا متأكدين من مدى استصواب التعاون يدخلون الشركة باستمرار. لذلك ، من المهم استخدام عمليات تجارية معينة تهدف إلى التكيف السريع.
في المرحلة المبكرة من التفاعل ، لا يمكن لرجل الأعمال الاعتماد على التشغيل الآلي ، لأنه من المحتمل أن يفقد عميلًا كبيرًا. لذلك ، مطلوب الاهتمام الشخصي لإقامة علاقة قوية.
3. تقدير الموظفين
يعتبر موظفو الشركة موردا قيما لأي رائد أعمال. لذلك ، إذا أراد رجل أعمال أن يتعرف باستمرار على مختلف إنجازات المتخصصين ، فسيتعين عليه التعامل مع التقييم والتحليل من تلقاء نفسه. من المستحيل أتمتة هذه العملية ، لأن العمال يبدأون في الشعور بحرية أكبر ، مما يؤدي غالبًا إلى انخفاض إنتاجية العمل.
إذا وصل أي متخصص إلى أعلى مستوياته في حياته المهنية ، فيجب على رجل الأعمال الاحتفال بنجاحه من خلال منح الجوائز أو الجوائز.
4. العمليات الإبداعية
على الرغم من أن التشغيل الآلي يحسن الإنتاجية ، إلا أنه لا يمكن أن يحل محل العمل الإبداعي الذي يقوم به الناس. لا يمكن للبرامج إعادة إنتاج العقل البشري ، وبالتالي فإن تنفيذ وإنشاء الأفكار الإبداعية يتطلب إشراك المهنيين ذوي الخبرة والموهوبين المستأجرين.
لذلك ، الوظائف الإبداعية لا تزال في الطلب والأجور العالية. لمعالجة القضايا الهامة ، يجب أن يكون لدى الموظف تفكير نقدي ومهارات مبتكرة.
5. بناء علاقات قوية مع الزملاء والعملاء
لا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال التواصل الشخصي لرجل الأعمال مع ممثلي الشركات أو الموظفين الآخرين. يجب ألا تثق في الأتمتة ، لذلك يُنصح بالتخلي عن الاستخدام المستمر لرسائل البريد الإلكتروني أو الأنظمة الأخرى.
للموظفين ، تحتاج إلى استخدام هدايا مختلفة أو خطابات شكر مكتوبة بخط اليد. إذا كان هناك أي استياء من جانب العملاء ، فأنت بحاجة إلى إجراء محادثات شخصية.
لذلك ، حتى عند استخدام التقنيات الحديثة ، لا يمكن أتمتة بعض العمليات.
استنتاج
يمكن أن يوفر التنفيذ التلقائي الوقت والجهد لرجل أعمال ، لذلك ينصح بتطبيقه في عمل الشركة عند إجراء بعض العمليات الروتينية.ولكن هناك بعض العمليات التجارية التي تتطلب عناية شخصية من رجل أعمال.